Als je een SharePoint map wil delen voor een bedrijfsafdeling met OneDrive geef ik hieronder wat tips hoe je dit voor mekaar kan krijgen.
Bedrijfsnaam.sharepoint.com/sites/site-naam
Bijv: https://bedrijfsnaam.sharepoint.com/sites/Algemeen
– Maak een team aan met de naam van het bedrijf of de afdeling waarvan je de data wilt delen.
– Bij een Team wordt automatisch onder water een SharePoint-site aangemaakt.
– De SharePoint-site kun je laten Synchroniseren via OneDrive. Desgewenst kun je er ook doorheen browsen via SharePoint – deze ondersteunt ook mappen.
– Door te synchroniseren met OneDrive wordt automatisch de optie ingeschakeld om alleen gebruikte bestanden te downloaden. Dit houdt in dat er maar een fractie van de bestanden wordt gedownload die op de site staat, wat het ruimtegebruik ten goede komt. Dit betekent natuurlijk wel dat de client online moet zijn om de andere bestanden te kunnen openen.
Hoe te doen
- Open de betreffende SharePoint-site.
- Open de bibliotheek die je wilt synchroniseren, klik in de menubalk op synchroniseren (soms verborgen onder de …). Op de support site van Microsoft vind je meer informatie.
Opmerkingen
OneDrive download de bestanden naar de lokale computer maar standaard alleen die bestanden die je vaak gebruikt. Gebruik je de bestanden niet – of niet meer – dan worden ze niet gedownload en zijn ze “on-demand” beschikbaar. Dat houdt in dat wanneer je een bestand opent, het op dat moment pas wordt gedownload.
Je kunt dit gedrag beïnvloeden door bestanden uitsluitend on-demand beschikbaar te laten zijn (nooit downloaden en bewaren) of altijd offline beschikbaar te laten zijn (altijd downloaden, ongeacht gebruik).
